Informatisation et secret professionnel

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Le secret professionnel des assistantes de service social…dans le COSMOS !


Marquée par les « bugs » et les dysfonctionnements matériels, l’informatisation du Service Social
Départemental (alias COSMOS) semble avoir fait oublier que modernité ne rime pas toujours avec
éthique et meilleures conditions de travail.


Remettre le respect de notre travail et du secret professionnel au coeur de nos préoccupations,
Rester vigilantes à ce que nous communiquons des situations des familles que nous recevons,
sont des principes évidents qui ont voulu être rappelés dans cet écrit qui se base également sur
l’expérience d’autres départements.


Mais nous souhaiterions surtout qu’il suscite un débat, davantage sur le fonds que sur la forme car
l’absence de réflexion sur les implications professionnelles de cette informatisation ne peut que
desservir nos missions.


Fondamentalement, nous partons de deux constats :


L’écoute et la disponibilité ne peuvent être que bouleversées par un écran d’ordinateur entre la
secrétaire/A.S. et la personne reçue dans une relation basée essentiellement sur ces qualités.
La réalisation de statistiques ne saurait à elle seule justifier l’informatisation globale de notre travail.
Dans le cadre de l’informatisation du Service Social Départemental, les informations à entrer se
répartissent entre divers chapitres : « identité du ménage, caractéristiques du ménage, problématiques,
interventions ». Même les comptes-rendus d’entretien peuvent être saisis.


Concernant les statistiques « papiers », le guide de remplissage précise en effet que le nom de la CSS,
de la ville, de l’AS de la famille doivent être reportés, ainsi que le numéro du dossier.


Les personnes sont donc identifiées et leur anonymat n’est pas garanti puisqu’il est prévu que le
numéro du dossier social et les initiales de l’AS soient saisis informatiquement.


Avec COSMOS, il peut y avoir de multiples saisies et mouvements entre secrétaires et AS (sur fichenavette,
feuille libre, dans COSMOS…) donc un surcroît de travail.


Sans qu’il ne soit expliqué en quoi cette informatisation va améliorer le service rendu aux personnes et
les conditions de travail des agents, l’informatisation est une charge de travail supplémentaire puisque
même des « renforts COSMOS » ont dû intervenir (Compte-rendu de la réunion du 27/10/09 :
Informatisation de la CSS de X).


Dans le chapitre « problématiques » (identifiées par la professionnelle et non par la personne) et dans
les comptes-rendus, certaines informations sont subjectives, évolutives, incertaines, interprétatives car
renseignées en fonction de l’AS.


Selon leur cheminement, leur interlocuteur, le champ de problèmes abordés…les personnes ne livrent
pas, et cela délibérément, les mêmes éléments à chacun de leurs interlocuteurs.


Or, le logiciel COSMOS est décontextualisé parce qu’il simplifie par des items la complexité de
l’échange avec les personnes et les conditions dans lesquelles il se déroule.
Il est clair que le principe du caractère « pertinent, adéquat, non excessif » des données n’est pas
respecté. (1)


Comment chaque AS en relation avec la personne exerce-t-elle sa responsabilité propre en matière de
secret professionnel ?


Comment peut-elle garantir ce secret à la personne si elle n'est plus maître des conditions précises du
partage des informations?


De plus, des AS redoutent une surveillance purement quantitative de leur travail. Il est à craindre un
profond changement des conditions de travail mais surtout de la pratique professionnelle, une mesure
du rendement et des résultats quantitatifs des AS (tous les mois, les CSS qui sont sous COSMOS
reçoivent un tableau de bord qui donne le nombre de toutes les personnes reçues par les CSS
informatisées et le nombre d’interventions réalisées, ce qui pourrait être utilisé par la suite pour mettre
en concurrence les circonscriptions sociales et les AS elles-mêmes).


D’autre part, certains commentaires, dans la synthèse de la réunion des CSS informatisées du 23 juin 2010, viennent fonder l’inquiétude de collègues d’un redéploiement des postes:  « Pour la Responsable de circonscription,  l’informatisation est un progrès, notamment pour équilibrer les charges de travail grâce aux statistiques », « Continuer surtout les statistiques, (…) elles permettent aussi un bon équilibrage des charges de travail entre AS », « La RC insiste sur l’intérêt des requêtes statistiques ; notamment pour ce qui concerne les charges de travail, ces données permettent une grande transparence. » La saisie des comptes-rendus est mentionnée même s’il est précisé « que cette pratique est contraire aux prescriptions de la note de cadrage diffusée en décembre 2009 (…) ».


Dans les faits, des AS nous ont informés que les comptes-rendus continuaient d’être remplis dans le
dossier informatique à leur convenance dans certaines circonscriptions, mais fortement conseillé dans
d’autres.


On peut alors se demander comment faire appliquer cette prescription et d’autres de manière
sûre !


L’affiche d’information, présente au début de l’informatisation dans les salles d’attente, n’est plus
affichée dans plusieurs circonscriptions informatisées. Les personnes ne sont donc pas informées du
recueil des données les concernant et des études statistiques qui en découlent. En cas de refus d’une
personne de voir son dossier informatisé, quelle position adoptera la CSS ? Ira-t-on jusqu’au refus de
la recevoir ?


La déclaration de mai 2008 adressée à la CNIL mentionne une durée de conservation des données de
6 mois, alors que la déclaration modificative de mars 2011 porte la durée de conservation de ces
données à 2 ans.


Or, d’après les témoignages d’AS dont les dossiers sont informatisés, la conservation allait au-delà de
6 mois dès 2008, et même au-delà de 2 ans actuellement.


Nous ne savons pas ce que deviennent les données saisies : sont-elles conservées informatiquement
pendant 5 ans, sont-elles détruites ou effacées quand une famille déménage sur un autre
département ?


Chez les Grecs, on ne parle pas d'univers mais de κόσμος (kósmos, « monde ordonné » en grec) : un
monde clos qui a un ordre (par opposition au chaos). La taylorisation du travail social et une logique
gestionnaire semblent être l’ordre établi par COSMOS.


Faire entrer dans le travail des AS et des secrétaires des démarches de rationalisation du temps, de
l’écoute, des dossiers et des coûts au nom d’objectifs tels que l’efficacité et la culture du résultat, nous
éloigne d’une relation d’aide inestimable et non mesurable.


Acceptons-nous que cette relation de confiance soit remplacée par de la méfiance et la confidentialité,
rompue ?


1 Voir lettre ouverte du 5 janvier 2011 adressée au président du Conseil général sur le recueil des données et leur
informatisation au sein du SSD

Le secret professionnel n’est ni une protection, ni un droit de l’assistante de service social mais
une obligation de se taire qui lui est imposée sous peine de sanction pénale.


Sont astreintes au secret professionnel les personnes oeuvrant dans certaines professions qui
présentent un intérêt général (droit à la santé, à la défense, à l’information, à l’assistance…).
S’agissant d’une disposition pénale, elle est d’interprétation stricte : sont tenus au secret
professionnel ceux pour lesquels un texte les soumet expressément. C’est le cas des médecins
ou assistants sociaux, des sages-femmes, des infirmiers, des avocats, mais pas celui des éducateurs
ou psychologues qui peuvent être soumis au secret professionnel en raison de leur fonction, travaillant
dans le cadre de l’ASE, de la PMI, des CMPP….


Sur quoi porte le secret professionnel : il ne s’agit pas seulement des secrets confiés mais aussi
de ce qui est appris, compris, deviné dans l’exercice de la profession (arrêt de la Cour de cassation,
Chambre criminelle 19/12/1885. DP 1886-I, 347). Peu importe que l’information ait été recueillie auprès
de l’intéressé ou auprès de tiers (Cassation criminelle 17/05/1973.583).


Le fait que d’autres personnes en aient eu connaissance ne libère pas du secret (Cassation criminelle
16/05/2000, et 22/11/1994).


Le secret par nature concerne les éléments de la vie privée, c’est à dire ce que la personne ne laisse
pas voir à n’importe qui en ce qui concerne sa santé, son histoire, sa vie affective et sexuelle, sa vie
familiale, sa situation de fortune, ses convictions et même parfois son adresse et son numéro de
téléphone.


Le fait qu’une personne est ou a été suivie par un service social peut être considéré comme secret, car
il indique que cette personne a ou a eu telle difficulté personnelle ou familiale, touchant à son intimité.
La notion de secret par nature concerne donc tous les faits de la vie privée que les intéressés tiennent
en général à dissimuler. Par conséquent, la divulgation par leur confident risquerait de compromettre la
relation de confiance.


Pour certains juristes, le secret est professionnel parce que la loi le dit, parce qu’elle considère que
certaines informations doivent être sous le sceau du secret du fait de la profession, état, mission,
fonction exercée par celui qui les reçoit. Même la mort de l’intéressé ne supprime pas l’obligation du
silence.


Infraction au secret professionnel : L’élément matériel du délit de violation consiste dans la
révélation de l’information à caractère secret. C’est un acte qui fait passer matériellement l’information
du dépositaire à un destinataire non autorisé à accéder à cette information. Le mode de transmission
peut être écrit ou oral. Les mobiles qui ont poussé à la révélation importent peu, l’infraction ne suppose
pas l’intention de nuire.


Sanctions pénales, civiles, disciplinaires :
Sur le plan pénal : 1 an de prison et 15000 euros d’amende. Les sanctions pénales sont
personnelles.
Sur le plan civil, pour des dommages et intérêts. Dans ce cas, c’est l’employeur qui sera
responsable. La cour administrative d’appel de Lyon a condamné un département pour le
manquement au secret professionnel commis par des travailleurs sociaux de son administration
(CAA Lyon, 30/12/1992, n°91LY00520). L’employeur « ne s’exonère de sa responsabilité qu’à la
triple condition que le préposé a agi hors de ses fonctions, sans autorisation, à des fins étrangères
à ses attributions » (Cass. Civ.9/05/1990).


Sur le plan disciplinaire : avertissement, blâme, licenciement, révocation…


Partage des informations : On ne peut obliger une personne tenue au secret professionnel à parler.
En revanche, le juge d’instruction ou l’officier de police judiciaire, dès l’enquête préliminaire ou de
flagrance, peut saisir tout document qui lui paraît nécessaire à la manifestation de la vérité. Ainsi, la
police devait s’interdire de tenter de faire parler l’assistante sociale inquiétée à Belfort, mais elle aurait
pu exiger de se faire remettre les documents, y compris informatiques. Désormais, tout ce qu’on écrit
peut être lu : l’écrit échappe toujours à son rédacteur.


Les autorisations à parler : Lorsque l’employeur de l’assistante de service social est le Président du
Conseil Général, il doit avoir connaissance des activités de ses agents (horaires, activités, familles
aidées) mais dans la limite du secret professionnel. Sauf pour ce qui est « toute information nécessaire
pour déterminer les mesures dont les mineurs et les familles peuvent bénéficier, et notamment toute
information sur les situations de mineurs susceptibles de relever du chapitre VI du Code de l’Action
Sociale et de la Famille (protection des mineurs en danger) ».


Les conditions de partage de l’information entre professionnels : Selon le Code Pénal, ce sont
« les personnes » qui sont dépositaires d’informations à caractère secret, et non les équipes,
institutions, établissements ou services.


Toutefois, les nécessités du travail social et éducatif obligent au partage pour toute une série de
raisons : parce que le plus souvent la personne ne s’est pas adressée à un individu mais à un service,
pour la continuité de prise en charge, y compris pendant les absences des uns ou des autres… Dans
ce cas, le partage de l’information est un acte conscient. Divers textes, ci-après, en 2002 puis 2007, ont
permis le partage, mais en ont encadré strictement les conditions. Hors de ces conditions restrictives,
la divulgation reste un délit.


Article L226-2-2 CASF (loi protection de l’enfance) : le partage d’informations est une possibilité,
pas une obligation. Et cela à 4 conditions : participer à la même mission de protection de l’enfance ou
lui apporter son concours ; les objectifs du partage sont d’évaluer une situation individuelle, déterminer
et mettre en oeuvre des actions de protection et d’aide ; les informations partagées doivent être
strictement limitées à ce qu’implique la mission de protection ; les représentants légaux de l’enfant
doivent être informés préalablement. C’est au professionnel lui-même d’apprécier dans chaque cas ce
qui peut ou doit être communiqué.


Article L121-6-2 (loi Prévention de la délinquance) : le professionnel doit informer le maire et le
Président du Conseil Général, non de la nature des difficultés de la famille, mais de la nécessité
d’organiser une coordination. C’est le professionnel qui apprécie, et l’obligation n’est pas pénalisée.
Les conditions de partage sont les mêmes, sauf l’information préalable.


Il convient de s’assurer que les personnes à qui la transmission d’informations est faite sont
soumises au secret professionnel et ont vraiment besoin dans l’intérêt de l’usager (et non du
service) de ces informations.


L’ensemble du personnel d’une même CSS peut avoir accès à l’agenda de l’assistante de service
social et aux dossiers des personnes, avec des réserves pour les agents d’accueil. Les agents du
service central peuvent avoir accès aux dossiers sur autorisation de la RC. La mission d’aide, de
protection, d’assistance ou de soins est confiée à l’institution dont on est membre. Les dossiers et les
plannings de rendez vous sont des instruments de travail qui appartiennent à l’institution. Toutefois, ces
considérations visent uniquement les documents élaborés (dossier, compte-rendu, rapport…) mais non
les notes personnelles de l’assistante de service social qui peuvent contenir des impressions, des
hypothèses qui, elles, appartiennent au travailleur social et ne sont pas communicables sans son
accord.


Dans la loi du 2/01/2002 rénovant le Code de l’Action Sociale et des Familles, les établissements
sociaux et médico-sociaux sont dans l’obligation de constituer un dossier unique pour chaque
usager. Le volet administratif comprend les contrats et documents constitués lors de
l’admission, courriers administratifs….le volet technique inclut les comptes-rendus de
réunions, évaluations, projet individualisé, courriers échangés avec les familles. Or, le Conseil
Général n’est pas un établissement mais une administration et cette loi ne s’applique pas au
Service Social Départemental. Le dossier unique n’y est pas obligatoire.


L’ANAS rappelle qu’il ne faut élaborer et conserver des dossiers ne contenant que des éléments
objectifs et synthétiques, débarrassés des documents ponctuels, subjectifs, d’évaluation et
estimation personnelles qui servent à poursuivre la réflexion et à élaborer une stratégie d’action. Ces
notes, comptes-rendus d’entretien et autres appréciations d’une situation donnée à un moment donné,
doivent absolument être régulièrement revus, résumés, synthétisés puis détruits lorsqu’on en a tiré la
substance.

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